10 aandachtspunten voor een goede planning




Hoe beoordeel ik een (papieren) planning?


Casus

Bij aanvang van een project wordt een planning uitgevraagd van de uit te voeren werkzaamheden. Het leveren van deze planning is onderdeel van de overeenkomst. Na X weken wordt een planning aangeleverd als .pdf bestand.

Hoe bepaal ik de kwaliteit van deze (papieren) planning?


Tip: vraag altijd om a) een digitale versie (export bestand) vanuit de gebruikte planningssoftware en b) een geschreven toelichting op de uitgangspunten van de aangeleverde planning.

Hieronder volgen tien hoofdonderwerpen en de daarbij horende deel vragen die gebruikt kunnen worden om  een beeld te vormen van de kwaliteit van de aangeleverde (papieren) projectplanning.

1. De Layout

De planning bevat:
  • de naam van de contractpartij
  • de naam van, en de fase van, het project
  • de versie en de datum van indienen
  • de volgende kolommen Naam, Start, Einde, Duur en Percentage (na start werkzaamheden)
  • de datum tot wanneer de voortgang is verwerkt (incl standlijn)
  • de gehele project tijdlijn

2. De Structuur

De planning is:
  • compleet, bevat alle contractueel uit te voeren werkzaamheden
  • gestructureerd, op basis van een WBS
  • evenwichtig, werkzaamheden zijn op gelijk niveau ingepland
  • overzichtelijk, begint met de (contract) mijlpalen en eindigt met de laatste activiteiten 

3. Het Netwerk

Een planning is opgebouwd als:
  • een afgebakende periode, heeft een duidelijk begin en een duidelijk einde (mijlpalen)
  • activiteiten met een voorganger en een opvolger zgn ‘gesloten’ netwerk’
  • heeft een kritiek (langste) pad in rood
  • kan ‘vrij’  bewegen, taken zijn slechts beperkt voorzien van beperkingen (constraints)

4. De Activiteiten

De taken zijn:
  • duidelijk, de beschrijving is kort maar eenduidig
  • gerelateerd aan werkpakketen
  • in logische volgorde geplaatst
  • voorzien van reële doorlooptijden
  • incl besluitmomenten van OG en derden

5. De Relaties

De relaties zijn:
  • zichtbaar in de planning
  • overwegend ‘begin na einde’  
  • bevatten geen ‘vertragingen’
  • maken een ‘gesloten netwerk’

6. Het Kritieke Pad

Het kritieke pad is :
  • duidelijk herkenbaar
  • sluit aan bij de heersende gedachte (?)
  • realistisch gepland
  • eindigd op de laatste mijlpaal van het project
  • ononderbroken, bevat geen fictieve speling

7. De Kalender

De planning houdt rekening met:
  • normale werktijden
  • vakanties, feestdagen, werkbare dagen
  • besluitvormings momenten derden

8. De Speling

De planning maakt inzichtelijk:
  • waar ruimte in de planning zit
  • of deze speling reëel is
  • of er sprake is van een overeengekomen buffer

9. De ‘Resources’

De planning maakt inzichtelijk:
  • wie verantwoordelijk is voor de werkzaamheden
  • wie deze werkzaamheden uitvoeren
  • hoeveel mensen/middelen benodigd zijn
  • welke mensen/middelen kritisch zijn
  • wat er van de OG en derden verwacht wordt

10. De Voortgang

De planning maakt inzichtelijk:
  • wat de contractuele afspraken zijn (baseline)
  • wat er tot de datum gerealiseerd is (%)
  • wanneer taken zijn gestart en geeindigd
  • wat de nieuwe start- en/of einddata zijn
  • welke invloed dit heeft op de (eind)mijlpalen
  • wat de beheersmaatregelen zijn
  • welke mensen/middelen hiervoor nodig zijn

Wil je een planning door een externe partij laten screenen kijk dan eens naar de PlanScan.





Tags: Planning , Projectmanagement , Analyse

Ed van der Tak

Ed houdt zich bijna 30 jaar bezig in het vakgebied (Project) Planning & Management. Zijn 'roots' liggen in de petrochemie waarin hij als project planner de grote en complexe 'turn-arounds' ondersteunde. Vanaf '97 is hij als adviseur actief en ondersteund hij projectorganisaties bij geïntegreerd werken.
meer info