5 pijlers om zelfroosteren met succes door te voeren


Hoewel zelfroosteren de laatste jaren populairder is geworden als onderwerp, zijn er nog maar een paar organisaties die daadwerkelijk de stap hebben gezet om het te implementeren. Olympia, Pathé en ProRail  introduceerden en implementeerden zelfroosteren in hun organisaties. In dit artikel geven zij u 5 pijlers om het zelfroosteren met succes te adapteren in uw organisatie.

Flexibele werktijden zijn in korte tijd uitgegroeid van luxueuze secundaire arbeidsvoorwaarde tot een standaard. Werknemers mogen steeds vaker hun eigen uren indelen. Voor miljoenen Nederlanders ligt dit iets lastiger, omdat ze werken in ploegendiensten. Een groot deel van de medewerkers in de zorg, beveiliging, horeca en uitzendbranche heeft niet dezelfde mogelijkheden om werktijden zelf in te delen; er is immers een rooster waar iedereen zich aan moet houden. Om deze werknemers toch zo veel mogelijk inspraak te geven in hun werktijden, is er zelfroosteren.

1. Balans

Het belangrijkste uitgangspunt van zelfroosteren is dat werkgever en werknemer samen tot de ideale bezetting komen. Werknemers kunnen online hun voorkeuren aangeven voor bepaalde ‘shifts’, de planner maakt vervolgens op basis van algoritmes de optimale planning. Werknemers hebben dus meer zeggenschap over hun werktijden en werkgevers beschikken over snellere aanpassingsmogelijkheden voor het inzetten van de personeelscapaciteit.

Voor Olympia, een van de grootste uitzendbureaus van Nederland, zit de belofte van zelfroosteren vooral in efficiency en kostenbesparing. Met 10.000 uitzendkrachten plannen zij dagelijks bij ongeveer 50 opdrachtgevers. In de uitzendwereld staan marges altijd onder druk, kostenbesparing is aan de orde van de dag. “Zelfroosteren is het vinden van een balans tussen een efficiënte planning en de wensen van medewerkers en opdrachtgevers. Ook voor uitzenders wordt het steeds belangrijker om deze balans te optimaliseren”, vertelt Anne Marijke Onrust, projectmanager bij Olympia. “Het is een vereiste om de dienstverlening gebruiksvriendelijker en inzichtelijker te maken voor zowel de opdrachtgever als de uitzendkrachten. Ook is de concurrentie tussen uitzenders hoog en staan marges onder druk. Wanneer de communicatiesnelheid tussen werkgever, medewerker en opdrachtgever wordt geoptimaliseerd, uit zich dat direct in tijdbesparing en tijd is geld.”

Een goed planningsysteem dat dit proces online ondersteunt is essentieel. “Opdrachtgevers kunnen de uitzendkrachten bij ons online aanvragen. Deze aanvragen verschijnen direct in het personeelsplanningssysteem. Om het proces aan de kant van de medewerker eveneens efficiënter te laten verlopen, hebben we een online portaal voor medewerkers beschikbaar gesteld. Medewerkers kunnen nu de beschikbaarheid opgeven, online het rooster inzien en onderling diensten ruilen. We hadden geen idee hoe medewerkers daarop zouden reageren, maar het portaal bleek zo gemakkelijk in gebruik dat we het al snel op andere afdelingen introduceerden”, zegt Onrust.

2. Intern draagvlak creëren

Hoewel de implementatie bij Olympia soepel verliep, leidt verandering ook vaak wel tot weerstand. Wanneer een organisatie over wil stappen naar zelfroosteren, is het creëren van draagvlak cruciaal.

Eén van de organisaties die hier tegenaan liep bij de implementatie van het zelfroosteren, is ProRail. ProRail is verantwoordelijk voor het spoorwegnet van Nederland. Er worden ruim 1100 medewerkers gepland, verspreid over dertien locaties in Nederland. Thé Schrömbges, coördinator dienstplanning bij ProRail: “Met het verkennen van de mogelijkheden van zelfroosteren, hebben we eigenlijk eenzijdig de kaders en spelregels gecommuniceerd. Hierdoor ontbrak er draagvlak en ontstond er weerstand bij de medewerkers. Uiteindelijk verliep de implementatie dus niet zo soepel als gewenst. Het belangrijkste is dat je begint bij een kleine locatie en goed met de betrokken mensen in gesprek gaat. Bespreek vervolgens de kaders met elkaar en blijf met de mensen communiceren gedurende het hele traject. Wil je uiteindelijk ook dat de uitbreiding naar andere locaties succesvol wordt, dan zal je de andere locaties de voordelen moeten laten zien.”

Lees verder op www.hrpraktijk.nl


Tags: WFM
Planrs maakt gebruik van cookies