De verborgen kosten van multi-tasking


Door Stijn Muller - Critical chain | R&D | Project planning | Farma | Clinical trials


Ik las een artikel in Trouw met de titel “Echt. Ik ga nog maar één ding tegelijk doen.”, geschreven door Karin Sitalsing. De titel spreekt voor zich en ik zag direct de link met kritiek-pad-management. Eliyahu Goldratt leerde ons namelijk exact hetzelfde en het is vandaag de dag nog steeds één van de meest onderbelichte zaken binnen projectmanagement.

De hoofdpersoon in het artikel had zwaar hoofdletsel en moest 6 weken absolute rust houden. Als ze zich daar niet aan zou houden, dan zou er chronische hoofdpijn kunnen optreden. En, zoals u waarschijnlijk verwacht, sluipt de gewoonte van multi-tasken toch weer binnen zodra het gevaar van chronische hoofdpijn is geweken.

Als één van de oorzaken van multi-tasking wordt in het artikel ‘de kick die je krijgt van een nieuwe prikkel’ aangehaald. Een andere dat technologie het mogelijk maakt. Het is bijvoorbeeld heel makkelijk om je e-mail te checken terwijl je op een e-reader aan het lezen bent. Een oplossing is werken volgens discipline.

Het effect van multi-tasken lijkt efficiënter werken, maar dat is het niet. Je moet namelijk steeds weer opnieuw focussen op een taak. Bij projectmanagement is de impact echter nog veel groter.

Bij de meeste projectorganisaties werken projectleden aan meerdere projecten die worden gemanaged door verschillende projectmanagers. Dit is ook een vorm van multi-tasking. Als een projectlid wil weten wanneer een taak af moet zijn, belt hij de projectmanager. Die zal altijd zeggen dat zijn/haar project voorrang heeft. Een teamlid zal op een gegeven moment niet meer informeren naar dat standaard antwoord. Hierdoor wordt er gewerkt volgens een standaard turn-around tijd of first in-first out.

Waarom is multi-tasking funest voor het rendement van een organisatie? Dat leg ik uit aan de hand van een voorbeeld.

We nemen een project met een verwachte omzet van €10.000 per week (project 1) en een met een verwachte omzet van €5.000 per week (project 2). Ons projectlid voert een experiment uit dat 40 uur duurt en voor beide projecten nodig is.

Bij situatie 1 vindt multi-tasking plaats. Men werkt dus parallel aan beide projecten. Het resultaat is, dat aan het einde van week 3 €15.000 is verdiend.

Bij situatie 2 vindt geen multi-tasking plaats. Men werkt eerst een week aan project 1 en daarna een week aan project 2. Het resultaat is, dat aan het einde van week 3 €25.000 is verdiend.

Lees verder op LinkedIn


Tags: Planning

Stijn Muller | Float Control

Stijn Muller heeft FloatControl opgericht om u te laten ervaren hoe krachtig een netwerkplanning kan zijn en hoe veel rust en rendement die kan geven.

meer info
Planrs maakt gebruik van cookies