Instabiliteit in projecten?


Instabiliteit zorgt dat projecten of andere werkzaamheden uitlopen


Wanneer ik bij organisaties kom om ze te helpen in hun projectomgeving, zijn er verschillende aanvliegroutes. Waar het echter acht van de tien keer op neer komt, is dat er eerst aandacht besteed moet worden aan het stabiliseren. Het mooie is dat dit juist ook aandacht geeft aan de mensen en werkplezier. Het hoe en waarom lees je hier.

Met onze lean-bril op zien we veel verspillingen en willen graag continu verbeteren. Niets mis mee, maar voordat je het weet is het dweilen met de kraan open. We willen dus eerst die kraan dicht zetten en leren waar de oorzaak ligt. Zo is de grote instabiele factor in een projectmatig werkende organisatie dat men de projecten zelden op tijd af krijgt. Maar waar komt dit door?

Afstemmingsverliezen

In kennisintensieve organisaties, zoals projectgedreven organisaties, is de materie vaak complex en is er veel afstemming vereist. En daar zit gelijk het grote probleem. We denken dat we alles heel goed afstemmen door vanalles op papier te zetten, liefst in ellenlange documenten. Daarmee is niet gezegd dat iedereen dat begrijp en het volledige plaatje in zijn hoofd heeft.

Door het gebrek hieraan kunnen er aantal dingen gebeuren. We zien de onvolledigheden niet, dus we lopen onnodig risico. Of we zien ze te laat, waardoor er spoedacties nodig zijn. Of we zien ze wel, maar durven dat niet te melden. Of we durven wel, maar er wordt niets mee gedaan. Allemaal frustrerend, want het verstoort onze  ‘flow’.

Het probleem zit hem in de afstemmingsverliezen in onze klassieke manier van afstemmen. De enorme ruis op de communicatielijn is zo groot, dat het lijkt op een groot fluisterspel. Daarvan kennen we als kind al het effect. Daar moeten we dus iets aan doen. Maar wat?

Praatplaatje

We zijn goed in aannames en denken dat een ander het wel snapt. Maar iedereen heeft een eigen beeld van de werkelijkheid. Het is de kunst om al die deel-werkelijkheden met elkaar te verbinden en tot een gedeelde ‘werkelijkheid’ te komen (tenminste, zo dichtbij mogelijk). Dat doen we door wat ik een praatplaatje noem. Kunnen we hetgeen waar we over praten ook visualiseren?

Lees verder op YourLeanGuide.nl


Tags: Planning , Lean
Planrs maakt gebruik van cookies