Wie plant de planners?


Het is meestal de eerste vraag die ik krijg, of in een andere vorm hoor als ik op netwerkbijeenkomsten ben; “hoeveel heb jij er?” De bepaling van het aantal planners op het aantal in te plannen medewerkers; het is een puzzel die velen bezighoudt. Planners zijn vanuit hun rol er voor verantwoordelijk om de optimale bezetting in te plannen. Maar wie plant de planners? Kortom; hoeveel planners heb je er nu echt nodig?

Dit artikel is bedoeld voor beslissers en beïnvloeders in klantcontactomgevingen waar meer dan 50 medewerkers gepland worden op werk. Dit artikel beschrijft voor hen de overwegingen in de bepaling van het juiste aantal.

EÉN IS GEEN

Laten we voorop stellen dat daar waar u nu wellicht met 1 planner de roosters van uw medewerkers maakt, het prangende advies is om dat met minstens twee (parttime) planners te gaan doen. Vaak zien we dat planners de gewoonte hebben om hun werk “op te leuken” met maatwerkrapportjes, eigen werkwijzen die voor hen handig zijn, noem maar op. Dit maakt een overdracht naar een opvolger bij vertrek moeilijker en de afhankelijkheid van de planner des te groter. Omdat u deze persoon toch de verantwoordelijkheid geeft om aan een van uw meest grote kostenposten te draaien (personeelskosten), wilt u dat niet. Spreid het risico dus; één is geen.

VARIABELEN OM REKENING MEE TE HOUDEN

Goed, maar tussen 1 en 10 planners zit nogal wat speling, dus hoe bereken je nu wat je nodig hebt? De formule om de juiste verdeling te berekenen is onder invloed van een talrijk aantal variabelen. Denkt u even mee? Stelt u zich eens een contactcenter voor. Een fusiebedrijf uit twee verzekeraars, er zijn dan ook nog verschillende oude cao afspraken. Er werken 200 medewerkers, verdeeld over drie subafdelingen met wisselende openingstijden en werkzaamheden (telefoon en email). Medewerkers hebben vaste contracten waarvan een deel “afspraken uit het verleden” heeft, of flexibele contracten met min/max uren en zijn minstens over twee afdelingen inzetbaar. In deze beschrijving treft u meteen een vijftal variabelen aan:

Lees verder op SPR!L


Planrs maakt gebruik van cookies